Enterprise Resource Planning (ERP) system dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis dengan mengotomatiskan proses dan menyediakan sumber data secara terpusat untuk semua tim di perusahaan Anda. Tetapi, implementasi sistem ERP dapat menjadi lebih kompleks dan menantang bagi sebagian perusahaan sehingga bisa mempengaruhi proses bisnis dan karyawan.
Di artikel ini akan dijelaskan beberapa tantangan utama dalam implementasi sistem ERP dan bagaimana cara untuk meminimalisir tantangan tersebut.
Apa itu ERP?
Sistem ERP adalah seperangkat software yang mendukung banyak fungsi bisnis, mulai dari akuntansi, sumber daya manusia, sales dan marketing hingga engineering. Salah satunya adalah OpusB Cloud ERP sistem ERP OpusB menyediakan database terpusat untuk seluruh perusahaan, menghubungkan multiple groups dalam satu sumber informasi yang dapat diakses semua departemen. Seiring dengan peningkatan produktivitas dan efisiensi proses, manfaat utamanya adalah mencakup informasi real-time dan memungkinkan tim untuk membuat keputusan yang tepat dan cepat.
Apa Itu Implementasi ERP?     Â
Implementasi ERP merupakan multi-phase project di dalamnya mencakup rancangan ulang proses bisnis untuk memanfaatkan kemampuan sistem baru, mengonfigurasi software, migrasi data perusahaan dan melatih para users. Biasanya proses ini memakan waktu beberapa bulan dan bahkan hingga satu tahun untuk perusahaan besar. Biasanya dikelola oleh tim proyek mulai dari stakeholders di semua kelompok fungsional di perusahaan.
Mengapa Implementasi ERP Merupakan Tugas yang Menantang?
Implementasi ERP jadi pekerjaan yang menantang karena dapat mempengaruhi proses bisnis di seluruh perusahaan. Untuk menyadari manfaat dari sistem baru, seseorang harus mengubah cara mereka bekerja misalnya, dari proses manual menjadi proses otomatis yang lebih efisien.
Salah satu tantangan implementasi ERP terbesar adalah membuat users dan tim mengubah cara mereka agar dapat bekerja dengan teknologi baru. Mendorong perubahan ini membutuhkan project management yang kuat dan dukungan dari senior head. Untuk mengembangkan sistem baru, perusahaan membutuhkan project team yang berkomitmen untuk mewakili semua pengguna platform ERP. Tujuannya adalah untuk memastikan software akan mendukung kebutuhan dan proses bisnis semua departemen di seluruh perusahaan.
7 Tantangan Utama Implementasi ERP
Implementasi ERP melibatkan manusia serta teknologi. Oleh karena itu, tantangan terbesarnya adalah menghadi keterlibatan atas manusia, seperti resistensi terhadap perubahan, serta kendala teknis. Tantangan dalam implementasi ERP ini meliputi:
- Project management: Implementasi ERP memerlukan beberapa fase yaitu, penemuan dan perencanaan, design, pengembangan, migrasi data, pengujian, penerapan, dukungan, dan pembaruan pasca peluncuran. Setiap fase memiliki tugas-tugas penting, dan semua elemen harus tetap pada jalurnya, sehingga membutuhkan project management yang tepat. Selain itu, implementasi ERP yang sukses membutuhkan partisipasi dari semua kelompok yang akan terlibat dalam pengembangan dan penggunaan sistem. Proses ini dirasa cukup menantang, karena setiap departemen harus mengubah tanggung jawab proses ERP dengan berbagai prioritas lainnya.
- Project planning: Perusahaan sering kali meremehkan waktu dan anggaran yang diperlukan untuk implementasi yang suskes. Salah satu penyebab paling umum dari pembengkakan anggaran adalah scope creep saat bisnis menambahkan kemampuan atau fitur ke dalam sistem yang bukan bagian dari rencana awal, menurut Statista. Mengembangkan rencana secara jelas dan realistis sejak awal dapat membantu menghindari masalah tersebut. Project planning harus melihat kemungkinan adanya lonjakan pembengkakan biaya sekecil apapun serta mengatasinya terlebih dahulu untuk mengambil keputusan dan menjaga project tersebut tetap pada jalurnya.
- Data Integration: Salah satu keunggulan utama dari ERP adalah menyediakan sumber data tunggal yang akurat untuk seluruh perusahaan. Langkah utama dalam implementasi ERP adalah migrasi data, biasanya melibatkan pemindahan data dari beberapa sistem lama ke dalam database ERP. Tetapi, untuk langkah awal Anda harus menyiapkan semua data Anda. Inilah tantangannya, infromasi mungkin tersebar tidak pada tempatnya hingga hilang dari hardcopy Anda. Migrasi data yang terencana dengan baik dapat membantu menjaga keseluruhan project implementasi ERP agar tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini juga peluang untuk menyaring data lama di sistem. Sebaliknya, migrasi data yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah seperti data yang tidak akurat atau terduplikat.
- Data Quality: Setelah menemukan semua sumber data, perusahaan mulai berpikir untuk migrasi ke sistem ERP. Tapi, ini akan melibatkan latihan dalam membersihkan data. Karena beberapa departemen berinteraksi dengan customer, produk, dan pesanan yang sama. Perusahaan seringkali memiliki data duplikat dari informasi yang sama dalam sistem mereka. Informasi yang disimpan dalam format berbeda, bisa jadi ada ketidakkonsistenan, seperti alamat atau ejaan nama, beberapa informasi mungkin tidak akurat dan termasuk juga informasi lama customer atau suppliers yang sudah resign atau bangkrut. Memastikan kualitas data dapat menjadi pekerjaan yang berat, termasuk memvalidasi data, membersihkan duplikat, dan menambahkan nilai yang hilang sebelum memigrasi data ke sistem ERP. Data baru juga harus diuji secara menyeluruh sebelum ditampilkan pada sistem ERP. Pastikan tim Anda memahami pentingnya pembersihan data, dan tetapkan tanggung jawab yang jelas untuk melakukannya. Misalnya, tim akunting akan menangani semua data keuangan.
- Change management: implementasi ERP tidak hanya sekedar beralih ke sistem software baru. Tapi, ini juga merombak proses bisnis untuk memanfaatkan peningkatan efisiensi dan produktivitas dari hadirnya solusi baru. Hal ini membutuhakn perubahan pola pikir dan perubahan dalam proses kerja sehari-hari bagi banyak karyawan, dengan menghadirkan tantangan manajemen perubahan yang tepat. Resistensi terhadap perubahan bisa menjadi penghalang, mendapatkan dukungan dari para leaders dan stakeholders antar departemen di awal proses implementasi sangat penting. Mengkomunikasikan fitur dan keunggulan ERP baru kepada semua stakeholders selama proses implementasi, terutama end users. Dan pastikan semua users menerima pelatihan dan dukungan yang komperhensif untuk membantu memperlancar jalan mereka menuju adopsi sistem baru.
- Cost overruns: project ERP memang dikenal karena menghabiskan anggaran yang cukup besar. Banyak perusahaan meremehkan jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk migrasi ke sistem bisnis baru, akibatnya pengeluaran biaya lebih banyak daripada yang diharapkan. Dan terjadinya pembengkakan biaya ini sering muncul di beberapa area berbeda. Untuk mengindari membengkaknya anggaran, perusahaan harus mempertimbangkan ini dan pengeluaran lain yang terlewat dan menganggarkan lebih dari yang mereka pikirkan. Untuk berkonsultasi mengenai anggaran biaya dapat hubungi tim kami di sini.
- Continuous improvement: Implementasi ERP bukanlah proses pengerjaan sekali setelah sistem baru diluncurkan. Solusinya adalah harus terus berkembang untuk mendukung tuntutan bisnis dan teknologi baru. Project team harus mampu dalam mengelola sistem setelah penerapan, melakukan perbaikan, dan melakukan update ketika persyaratan baru hadir.
Setelah menerapkan 7 poin di atas, bisnis sering kali menggunakan sistem ERP lebih dari satu decade, sehingga peninjauan berkala harus dilakukan untuk menilai apakah sistem tersebut masih memenuhi kebutuhan perusahaan. On-premises system mungkin sulit untuk ditingkatkan jika dibandingkan dengan sistem berbasis cloud karena secara otomatis menyediakan fitur dan inovasi baru bagi pengguna seperti pada sistem OpusB. Jadi, ada baiknya perusahaan harus menilai secara berkala apakah lebih baik tetap menggunakan sistem saat ini atau mulai beralih untuk mencari penggantinya.