Penyimpanan digital memainkan peran yang semakin penting dalam perusahaan, karena pengguna menghasilkan lebih banyak konten. Ada banyak alasan untuk menyimpan informasi tersebut, mulai dari kebutuhan praktis untuk mengambil catatan lama hingga masalah yang lebih penting seperti kepatuhan hukum dan peraturan.
Apa itu Penyimpanan Digital?
Penyimpanan digital menyediakan sarana untuk menyimpan dan mengatur konten digital dalam jangka panjang. Ini biasanya mencakup koleksi dokumen, peringatan, gambar dialog obrolan, video, rekaman audio, dan banyak lagi, semua disimpan secara digital dan tersedia untuk dicari dan diakses kapan saja di masa mendatang. Arsip digital mungkin sesederhana hard drive yang diindeks, namun biasanya arsip digital melibatkan fitur-fitur canggih yang memastikan data dapat dengan mudah dicari dan diambil, bahkan ketika volume informasi yang ada sangat besar.
Berikut ini beberapa keuntungan menggunakan brankas elektronik untuk penyimpanan digital:
Manfaat 1. Hampir Tidak Membutuhkan Ruang Penyimpanan
Seperti halnya microfiche yang memungkinkan untuk menyimpan banyak informasi dalam ruang yang jauh lebih kecil di masa lalu, brankas digital menyediakan cara yang sangat efisien untuk menyimpan dan mengelola konten digital. Selain itu, brankas digital dapat menyimpan dan mengindeks berbagai macam konten yang jauh lebih luas, termasuk file multimedia. Hal ini menjadikan arsip digital Anda sebagai toko serba ada untuk semua informasi yang perlu disimpan oleh organisasi Anda.
Dengan teknologi digital dan penyimpanan cloud, organisasi Anda dapat menyimpan informasi dalam jumlah yang hampir tidak terbatas, tanpa menghabiskan satu inci pun ruang. Jika Anda sudah menyimpan semua informasi tersebut secara digital, maka manfaat penghematan ruang dari arsip digital mungkin tidak terlalu menarik, namun sejumlah organisasi yang mengejutkan masih membayar untuk mendapatkan salinan cetak dari dokumen penting yang diambil dan dikirim ke lokasi yang aman untuk penyimpanan jangka panjang. Ini merupakan biaya yang mahal, dan inilah salah satu alasan mengapa begitu banyak organisasi yang menganggap arsip digital menawarkan ROI yang sangat menarik.
Manfaat 2. Akses Cepat ke Informasi
Brankas elektronik tidak hanya menyimpan informasi, namun juga mengatur dan mengindeksnya. Solusi penyimpanan digital terbaik mengumpulkan dan menyimpan metadata, sehingga lebih mudah menemukan informasi yang Anda cari dengan cepat saat Anda membutuhkannya.
Di dunia saat ini, ekspektasi pelanggan sangat tinggi. Konsumen mengharapkan akses cepat ke informasi, dan mereka mengharapkan jawaban cepat untuk pertanyaan mereka ketika mereka berinteraksi dengan staf Anda.
Brankas elektronik menawarkan kecepatan yang lebih tinggi, baik untuk informasi yang masuk maupun yang keluar. Perangkat lunak arsip digital terbaik dapat menelan sekitar 2,5 juta halaman per jam, tanpa gangguan apa pun pada operasi. Ini berarti perwakilan layanan dan pelanggan dapat mengakses dokumen dengan sangat cepat, sering kali hanya dalam hitungan jam setelah proses produksi.
Manfaat 3. Perlindungan dari Kehilangan Data
Karena brankas elektronik menyediakan penyimpanan yang komprehensif untuk semua konten digital Anda, brankas ini juga menyediakan koneksi tunggal untuk operasi pencadangan guna memastikan data tidak hilang. Baik itu kegagalan perangkat keras, insiden keamanan, atau bencana alam, brankas elektronik tingkat perusahaan menawarkan keamanan dan keselamatan karena mengetahui bahwa data Anda sepenuhnya terlindungi setiap saat.
Manfaat 4. Kepatuhan Hukum yang Disederhanakan
Banyak persyaratan penyimpanan arsip perusahaan didorong oleh persyaratan hukum dan peraturan. Sarbanes-Oxley merupakan terobosan dalam hal ini. Undang-undang ini menetapkan bahwa perusahaan publik harus menyimpan catatan penting untuk berbagai periode, biasanya hingga tujuh tahun. Beberapa catatan, seperti berkas penggajian dan laporan bank, harus disimpan tanpa batas waktu.
Faktur pelanggan harus disimpan selama minimal lima tahun di bawah Sarbanes-Oxley. Untuk bisnis bervolume tinggi, persyaratan penyimpanan tersebut bisa sangat memberatkan. Dengan menyimpan arsip elektronik, perusahaan Anda dapat menyederhanakan penyimpanan catatan dengan menyimpan catatan penting selama bertahun-tahun di satu lokasi, diindeks sepenuhnya dan dapat dicari dengan cepat.
Manfaat 5. Kemampuan Layanan Mandiri
Dalam ekonomi yang bertransformasi secara digital saat ini, pelanggan mengharapkan kemampuan layanan mandiri. Hal ini mencakup kemampuan untuk melihat dan mengunduh berbagai hal seperti laporan penagihan, catatan pembayaran, dan riwayat layanan, dengan cepat dan mudah, tanpa perlu menghubungi layanan pelanggan secara langsung.
Solusi pen digital terbaik memungkinkan Anda untuk membuat tempat penyimpanan universal untuk hampir semua komunikasi, termasuk email. Solusi ini dapat ditingkatkan untuk mendukung ribuan pengguna secara bersamaan, tanpa menambah biaya overhead atau persyaratan infrastruktur.
Revolusi digital telah membawa perubahan dramatis dalam cara organisasi berkomunikasi dengan pelanggan mereka. Hal ini membutuhkan cara berpikir baru tentang penyimpanan dokumen. Penyimpanan tidak lagi hanya tentang penyimpanan arsip, ini tentang kelincahan, kepatuhan, dan layanan mandiri digital.
Untuk informasi mengenai penyimpanan digital dapat Anda tanyakan ke tim kami di Marketing@berca.co.id atau WhatsApp Berca